履歴書と職務経歴書の違いは？書き方のポイントと注意点

This post is also available in English

一般的に日本で仕事を探す際は、日本語で記載した「履歴書（りれきしょ）」と「職務経歴書（しょくむけいれきしょ）」が必要です。オンラインで登録・応募するタイプの就職・転職サイトでも、面接までに提出する必要があります。そこで今回から就職活動に必要となる書類の意味や書き方から送付する手順まで、詳しく紹介していきます。よく読んで、より希望する仕事に就けるよう役立てましょう。

就職活動に必要な書類の種類

履歴書	すべての採用選考において、連絡先や経歴など、自分の「基本情報」を伝えるための公的な書類です。一般的に、人事データとして公的に使用するため、入社後も保管されます。内容に虚偽があると私文書偽造となり、解雇につながる可能性もあるため、正確に記載しましょう。
職務経歴書	中途採用選考のため、自分が「今までどんな仕事をしてきたのか」伝えるための書類です。
エントリーシート	新卒採用選考のため、自分が「これからどんな仕事したいのか」伝えるための書類です。

採用担当者は書類のどこを見る？

採用担当者は、いわば「応募書類を審査するプロ」です。そこに記載された内容だけでなく、日本語の正確さ・書かれた文字の丁寧さなどから、人柄まで予測することもあります。まずは最低限の「日本のビジネスマナー」を守り、自分自身で丁寧に作成しましょう。

ここに注意

手書きかデジタルか

日本では少し前まで「手書きした書類を郵送する」のが基本とされていました。しかし最近はWord/Excel/PDFなどで作成したデータを印刷して郵送したり、メールなどで送信したりすることも可能とする企業が増えました。企業側から指定がある場合は、それを守りましょう。日本語の手書きが難しい場合は、事前に問い合わせましょう。デジタルデータを作成する場合は、送付方法と紙のサイズもあわせて確認しましょう。

手書きは最大の武器

日本語を手書きできる場合、企業側から指定がなければ、手書きがベストです。記載した内容だけでなく、日本語能力の高さも同時にアピールすることができます。

0.5mmぐらいの太さの黒インクのボールペンで記入しましょう。字が下手でも問題ありません。誤字脱字なく、丁寧に書くことが重要です。「消せるボールペン」は、こすったりコピーしたりすると、文字が消えることがあります。絶対に使わないようにしましょう。油性もしくはゲルインクのボールペンがオススメです。

書き間違えた場合は、訂正するのではなく、必ず新しい紙にもう一度すべて書き直しましょう。修正液や修正テープを使ってはいけません。事前に下書きしておくとよいでしょう。

日本人の友人などに代筆を頼むかたもいますが、面接で「応募書類と日本語能力に差がある」と判断されれば、かえって評価を下げる可能性があります。もし採用されたとしても、言葉が分からず困るのはあなた自身です。自分自身で丁寧に作成しましょう。

空欄は残さない

空欄は「やる気がない」印象を与えてしまいます。応募書類のフォーマットにある項目は、可能な限り空欄を残さないようにしましょう。

写真を撮っておく＆使いまわさない

法的に、応募書類の返却は必要ありません。そのため不採用となった場合、応募書類が戻ってこないこともあります。次の企業に応募する際、すべての項目を改めて考えるのは大変なので、写真を撮ったりコピーをとっておいたりするとよいでしょう。

応募書類が返却されたからといって、次の会社に使いまわしてはいけません。志望動機など企業ごとに異なるはずです。返却された時点で、汚れていたり、折れていたりする可能性もあります。新しくキレイな紙に書きましょう。

まとめ

今回は、応募書類の種類や記載時の注意点をご紹介しました。とにかく、「自分自身で丁寧に」書きましょう。次回は応募書類のサイズについて説明します。