【就職活動のマナー】企業へのメールの送り方~準備編~

2019-11-14 マナー , 働く
Living in JAPAN JOBS
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就活(しゅうかつ:就職活動)にメールは欠かせません。普段からよく利用するコミュニケーションツールなので、慣れているかもしれません。しかし友人に送るメールと、企業へ送るメールは違います。最低限のマナーもできていなければ、印象が悪くなります。特に最近はSNSの普及により、マナーを欠いたメールが増えています。ビジネスメールに必要なマナーを確認しておきましょう。今回は、就活を始める前にやっておきたい準備についてご紹介します。

就活のためのメールアドレスを用意する

就活中は企業からの連絡だけでなく、就活サイトなどからの情報も届くため、受信するメールの量が増えます。プライベートで利用しているメールアドレスを利用すると、重要なメールを見落とす可能性もあります。就活のためのメールアドレスを用意しましょう。

学校で発行されるメールアドレスを使う

ドメインの信頼性が高く、どこの生徒かすぐ分かるため、学校で発行されるメールアドレスを利用するのは良い方法です。ただし、スマホと同期できるよう設定する、スマホと同期できない場合はメールをチェックする頻度をあげる、大学からのメールと混ざって見落とさないよう振り分けるなど、注意する必要があります。

携帯キャリアのメールアドレスは使わない

docomo、au、softbankなど、携帯キャリアから提供されるメールアドレスは、送受信できる容量に限りがあり、メールが届かないなどの問題があるため、就活には利用しないようにしましょう。

就活専用メールアドレスを取得する

就活専用に新しくメールアドレスを取得する場合は、フリーメールを利用するとよいでしょう。ただし、日本で一般的に使われていて、受信制限などの影響を受けにくいドメイン名を選ぶ必要があります。また、広告が入るものは避けましょう。スマホと簡単に同期できるgmailやYahoo!メールなどがオススメです。

作成するアドレスに注意

メールを新たに取得する際は、@マークの前の文字列を決める必要があります。フルネームがベストですが、すでに登録されていて取得できない可能性があります。名前になんらかの数字か文字列を加えたものを設定しましょう。

採用担当者は意外とメールアドレスを見ています。名前に加える数字や文字列は、ビジネスの場にふさわしく、真面目な印象を与えられるものを選びましょう。恋人の名前や趣味、メッセージ性の強い文字列、非常識な文字列は避けましょう。

「-(ハイフン)」と「_(アンダーバー)」、「o(オー)」と「0(ゼロ)」、「.(ピリオド)」などを多用すると、入力ミスの原因となります。長すぎる文字列も打ち間違いやすいので、シンプルなものを心がけましょう。

署名を作成し、自動挿入を設定

メールの送信者と連絡先を明確にするため、ビジネスメールでは、必ず署名を記載するのがマナーです。シンプルなものが好まれるため、余計な情報は入れないようにしましょう。

必須項目

署名には、次の項目が必要となります。一般的なビジネスメールでは、郵便番号と住所を割愛することもありますが、就活の場合は、必ず記載しておきましょう。また誤字脱字がないように気をつけましょう。

  • 所属(学校名・学部・学科・学年)
  • フルネーム(平仮名かカタカナでフリガナを記載)
  • 郵便番号
  • 住所
  • メールアドレス
  • 携帯の電話番号

本文と署名を区切る

署名を分かりやすくするため、本文と署名の間を、記号などで区切りましょう。個性をだそうと、さまざまな記号を使う方を見かけますが、あくまでシンプルに、真面目な印象を与える記号を選びましょう。

自動挿入の設定

作成した署名は、自動挿入されるように設定しておきましょう。


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