【就職活動のマナー】企業へのメールの送り方

2019-12-14 マナー , 働く
Living in JAPAN JOBS
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以前の記事「【就職活動のマナー】企業へのメールの送り方~準備編~」でご紹介したように、就活(しゅうかつ:就職活動)にメールは欠かせません。友人に送るメールとは違い、最低限のマナーもできていなければ、印象が悪くなります。そこで今回は、メールの送り方のマナーについてご紹介します。

メール利用時のマナー

  • 急ぎの用件は、メールは使わず、必ず電話を利用しましょう。
  • 就活の期間中は、最低1日1回は、メールを確認しましょう。
  • 採用担当者からメールが届いたら、速やかに返信しましょう。
    即答できない項目は、いつ回答できるのか明記して、返信しましょう。
  • メールを送信する際は、早朝や深夜を避けましょう。
  • 顔文字を使ってはいけません。「!」「?」などの記号もなるべく避けましょう。
  • ファイルを添付する場合、1MBを超えるようなサイズの場合は、事前に確認をとりましょう。

メール作成時のマナー

メールを送信する際は、簡潔かつ正確であること、最低限のマナーを守っていることが必要です。送信する前には、内容を確認し、誤字脱字がないか、漢字や敬語の使い方が間違っていないか、しっかり確認しましょう。段落と段落の間を一行空けると、読みやすくなります。

A. 宛先

送信先のメールアドレスを正確に入力しましょう。「-(ハイフン)」と「_(アンダーバー)」、「o(オー)」と「0(ゼロ)」、「.(ピリオド)」などが含まれている場合は、間違いやすいので注意しましょう。

B. 件名

就活シーズンに入ると、企業の人事担当者は就活生から大量のメールを受け取ります。タイトルを見ただけで内容の検討がつくような、分かりやすく簡潔な件名にしましょう。なお、返信の際は、件名を変更しないようにしましょう。「Re:(返信する前の件名)」という形式のまま送信します。

C. 相手の名前

本文の冒頭には、送信する相手の会社名・部署名・個人名を記載します。

部署名や個人名が不明な場合は、会社名に加え、「採用ご担当者様(さいようごたんとうしゃさま:採用業務の担当者)」と記載しましょう。相手の部署名や名前は知っていても、漢字が正しいか自信がない場合にも利用できます。

会社名の「株式会社(かぶしきがいしゃ)」などは略さず、正式名称を使いましょう。

D. 挨拶、自分の立場と名前

主文に入る前に、簡潔な挨拶を記載しましょう。文言は状況に応じて使い分けます。

E. 主文

メールの用件を簡潔に記載します。初めて連絡をとる場合は、志望業界や動機など、簡潔に自己紹介を記載するとよいでしょう。ファイルを添付する場合は、その旨、記載しておきましょう。

F. 結び

入社への意気込み、相手にかかる手間への配慮などを簡潔に記載します。

G. 署名

事前に署名を作成し、メールに自動的に挿入されるよう設定しておきましょう。項目などについては、以前の記事「【就職活動のマナー】企業へのメールの送り方~準備編~」を参考にしてください。


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