訪問時のビジネスマナー

2019-05-10 マナー , 働く
Living in JAPAN JOBS
Living in JAPAN JOBS

This post is also available in English

日本で働く際、取引先に出向くこともあると思います。会議室に通されたとき、席順にビジネスマナーがあることを知っていますか?基本を押さえておけば、いざという時、困りません。今回は、「上座・下座」と「席順」についてご紹介します。

会議室では、どこが上座で、どこが下座?

以前「日本で働くなら知っておきたいタクシーでのビジネスマナー」でも上座(かみざ)、下座(しもざ)についてご紹介しました。会議室での席順にも同じマナーがあります。

上座・下座とは、自分より目上の方に最良の席を譲ることで敬意を示す「おもてなし」のマナーです。上座は目上の方(上司など身分の高い人、お客様)が座る場所で、下座はその反対、目下の者(部下など身分の低い人、接待をする側の人)の場所とされています。

会議室の場合、その部屋の出入口から遠い席が上座、近い席が下座です。

だれが上座で、だれが下座?

お客様が上座側となり、次いでそれぞれの社内の役職順に座ります。同じ役職の人がいる場合は、年齢や立場の高い順に座ります。自社にお客様を迎える場合は簡単ですが、相手を訪問する場合は少しイレギュラーな対応が必要となる場合があります。注意しましょう。

自社にお客様をお迎えする場合

お客様を部屋の奥側に、自社の人間が手前側に座ります。例えば、お客様が課長と平社員の2名で来訪され、自社は部長と平社員がお迎えする場合、お客様を部屋の奥側に誘導し、さらに課長を一番奥の席へ、その隣に平社員の方を案内します。自社の人間は手前側で、一番奥から部長、平社員の順に着席します。

相手を訪問する場合

本来のルールであれば、自分が「客」になるので、奥側に座ることになります。しかし自社が仕事を請けている、もしくは営業する立場の場合、基本的には下座に着席しましょう。そして相手が「こちらへどうぞ」と上座を勧めた場合のみ、上座へ移動するようにしましょう。ただし同行している上司が上座へ着席した場合は、そのまま上司の隣(手前側)に座りましょう。

「どうぞこちらへ」もマナー

上座や下座にこだわりすぎてもいけません。上座・下座を気にしない会社もあります。会議室のレイアウトにより、手前側を上座と考えるケースもあります。奥側のほうが会議に使う機材を操作しやすかったり、荷物が置いてあったりすることから、自社側の人間が奥に座るように配慮している場合もあります。

自社であれば、自社のルールを事前に確認しておきましょう。そして案内する際は、相手が戸惑わないように「どうぞこちらへ」と誘導しましょう。

訪問先では、相手のルールに従います。「どうぞこちらへ」と誘導されたら、そちらに着席しましょう。

訪問する際に注意すべきこと

相手を訪問する際は、一般的に受付で取次を依頼し、会議室に案内されます。

約束の時間に会議が始まることを考えると、受付・取次にかかる時間の分、早めに到着するようにしましょう。相手先の状況が分からない場合は、10分前に到着するようにします。

受付では、自分の会社名と名前を名乗り、何時に誰と約束しているのか伝えましょう。受付がなく、内線電話と内線番号表が置かれている場合もあります。その場合は、約束している相手の内線番号を探し、内線電話をかけましょう。

取り次いでもらっている間は、立って待ちます。「かけてお待ちください」と言われるまでは座らないようにしましょう。

会議室に案内された後、約束している相手を待つ場合は座って待ちますが、相手が入室してきたら、すぐに立ち上がって挨拶するようにしましょう。

状況に応じて対応しよう

訪問時のマナーは相手と自社の関係性や、相手のルールによって変わります。しかし、基本を押さえておけば、臨機応変に対応できるはずです。あまりこだわりすぎず、相手のルールにあわせて行動するようにしましょう。


TOP