ビジネスマナー:クイズ電話編

2021-03-10 マナー , 働く
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日本には、独特のビジネスマナーが多数あります。今回は職場で電話を受けたりかけたりする際のビジネスマナーをクイズにしました。ぜひ挑戦してみてください!

3コール以内に電話を取った場合は、最初にどのように呼びかけますか?

正解は B
「もしもし」はカジュアルな呼びかけです。ビジネスシーンでは使いません。呼びかけに続けて、社名と名前を名乗りましょう。

3コール以内に電話を取れなかった場合は、最初にどのように呼びかけますか?

正解は A
「申し訳ない」という気持ちを伝えられる言葉です。5コール以上、待たせてしまった場合は「大変お待たせいたしました」と最初に謝罪しましょう。

電話の相手が自分から名乗らないときは、どうしますか?

正解は A
取り次ぐ前に「恐れ入りますが、御社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか」と確認し、必ずメモをとりましょう。(ペンとメモは常に準備しておきましょう。)相手が名乗ったら、必ず「〇〇社の〇〇様ですね」と復唱しましょう。

相手の声が小さくて、聞き取れないときはどのように伝えますか?

正解は B
声が小さいことを指摘するのは失礼にあたります。

電話を取り次ぐ相手を探したり、資料を探したりするため、相手に待ってもらう場合は、どのように伝えますか?

正解は A
「ちょっと」はくだけた言葉になります。また「待ってください」とお願いする言い方よりも、「お待ちいただけますか」と相手の意向を確認するほうが、丁寧な印象を与えます。

どれぐらいの時間までなら相手を待たせても大丈夫でしょうか?

正解は B
30秒以上待たせてしまう可能性がある場合は、一度電話を切って折り返し連絡しましょう。なお相手を待たせる場合は、必ず電話の保留機能を使いましょう。

電話を取り次ぐ相手がトイレに行っていたら、どのように伝えますか?

正解は B
取り次ぐ相手が、社内にいて数分で席に戻ることが分かっている場合や、他の電話にでていて数分で終わりそうな場合は、このような表現をします。「戻りましたら、折り返しお電話いたしましょうか」と確認しましょう。

電話を取り次ぐ相手が外出中の場合、どのように伝えますか?

正解は A
取り次ぐ相手が、外出や会議のため、数分で席に戻らない場合は、「席を外しております」という表現は使えません。外出もしくは会議中であることと、帰社もしくは会議終了の予定時刻を伝えたうえで、取り次ぐ相手本人から折り返し電話をさせたほうがよいのか、自分が代わりに用件を聞いたほうがよいのか、確認しましょう。

電話での話が終わりました。電話は、どちらから切るべきでしょうか?

正解は B
電話はかけたほうが先に切るのがマナーです。ただし会話が終わっても、なかなか相手が切らないようなら、そっと電話を切りましょう。

緊急の要件があり、相手の会社の就業時間外に電話するとき、どのように言いますか?

正解は B
ふだん電話をかける際は、「〇〇社の〇〇です。いつもお世話になっております」とあいさつします。しかし時間帯が遅い場合は、ひとこと謝るのがマナーです。

参考;
『仕事で恥をかかないビジネスマナー』日本経済新聞出版,2016年
『ビジネスマナーの基本事典』(株)池田書店,2016年


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