【例文＆マナー】就活生の失敗しない電話対応
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最近の就職活動は、アプリやメールによる連絡が多く、企業に電話をかける機会は減りました。しかし企業に電話をかける機会がまったくないわけではありません。また働き始めれば、電話による応対は避けられません。
SNSの普及により、普段から電話に慣れていない傾向もみられます。可能であれば事前に練習し、電話応対に必要なマナーを確認しておきましょう。
コンテンツ
電話をかける前に
用意しよう
- メモ・筆記用具
電話で話した内容を忘れないように、メモをとる用意をしましょう。 - スケジュール帳
面接日時などを決める場合は、スケジュールをその場で確認し、書き込めるようにしておきましょう。 - 担当者の部署と名前を確認する
名前を間違えると失礼にあたります。不安なときは、役職名で取り次いでもらいましょう。 - 要件をまとめ、話す手順を考える
誰に電話を取り次いでもらうのか、どんな要件なのか、簡潔にまとめておきましょう。慣れるまでは、電話の流れをメモしておくほうがよいでしょう。 - 場所を選ぼう
相手の話す内容を間違いなく聞き取り、自分の伝えたいことを間違いなく伝えるために、静かな場所で電話をかけましょう。 - 時間帯を考えよう
指定がなければ、企業の営業時間内に電話をかけます。
月曜など休日明けの午前中や、始業時間直後、お昼休みとその前後、終業時間直前は避けたほうが無難です。例えば営業時間が9時～18時で、お昼休みが12時～13時の場合は、10時～11時もしくは14時～17時にかけるとよいでしょう。 - 姿勢に注意しよう
はっきりと、聞き取りやすい声の大きさ・速度を意識しましょう。姿勢が悪いと、声に影響します。相手が目の前にいるような気持ちで、正しい姿勢で話してみましょう。外国の方の場合、早口の方が多いように感じます。少し意識するとよいかもしれません。
電話をかける
- 自分の立場と名前を名乗る
- 担当者に取り次いでもらう
（担当者が不在の場合は、Aへ） - 電話を受けた方が担当者本人の場合、もしくは担当者に代わったら、改めて自分の立場と名前を名乗り、都合を確認する
（担当者の都合が悪い場合は、Aへ） - お礼を言って、要件を伝える
- お礼を言って、電話を切る
A 担当者が不在の場合・都合が悪い場合
- 帰社予定、もしくは席に戻る予定を告げられた場合
自分から改めて電話すること、電話する時間を告げ、電話を切る。
- 担当者から折り返すと告げられた場合
お礼を言い、改めて自分の立場・名前・電話番号を伝え、電話を切る
企業からの電話にでる
企業からの電話にでるときは「もしもし」は使いません。名前を名乗り、挨拶をします。
企業からの電話に折り返す
企業からの留守番電話を聞いたら、すみやかに折り返し、電話をかけましょう。
- 自分の立場と名前を告げ、電話があったこと、誰から電話だったのか伝え、取り次いでもらう
- 電話を受けた方が担当者本人の場合、もしくは担当者に代わったら、改めて自分の立場と名前を名乗り、電話のお礼を伝え、相手の都合を確認する
注意しよう
- 聞き間違いを防ぐため、相手の名前や重要なポイントは必ず復唱しましょう。
- 相手の声が聞こえにくい時は、謝罪して、もう一度繰り返してもらいましょう。
- 電話を切るときは、挨拶が終わったあと、少し間をおいてから電話を切りましょう。相手が電話を切ってから、こちらが切るイメージです。
